Política de Privacidade

1. Introdução

O Gerência OS é uma plataforma de gestão de ordens de serviço operada pela Patrick de Freitas - ME (Oxy Hospedagem Ltda). Esta Política descreve como tratamos os dados em nossa plataforma, garantindo transparência e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Ao utilizar o sistema, você compreende que a Oxy Hospedagem Ltda atua como Operadora dos dados inseridos por você (Controlador) em relação aos seus clientes finais.

2. Responsável pelo Tratamento (Controlador)

• Razão Social: Patrick de Freitas - ME
• Nome Fantasia: Oxy Hospedagem Ltda
• CNPJ: 24.512.697/0001-48
• Localização: São Bento do Sul - SC

3. Dados Coletados e Finalidade

Coletamos apenas o necessário para a operação do ERP:

• Dados de Conta: Nome, e-mail e senha criptografada para autenticação e segurança.
• Dados da Empresa: Razão Social, CNPJ e logo para personalização das ordens de serviço.
• Dados de Clientes e OS: Nome, CPF/CNPJ, endereço, contatos e histórico de serviços. Estes dados são inseridos pelo usuário para a execução do seu trabalho.
• Dados Técnicos (Registros de Acesso): data e hora de uso da plataforma, endereço IP, porta lógica de origem e protocolo de transporte (TCP, ou UDP nas conexões HTTP/3). Esses dados compõem os registros de acesso a aplicações de internet que a lei nos obriga a guardar.
• Registro de Atividades (Trilha de Auditoria): no login, no logout e nas principais ações na plataforma (como a criação, alteração e exclusão de clientes, aparelhos e OS), registramos o tipo e a descrição da ação, o registro afetado, o usuário que a realizou, o tipo de navegador, a funcionalidade acessada e os campos alterados, estes com os identificadores pessoais mascarados (Seção 11.2). A descrição pode trazer o e-mail do usuário, no login e no logout, e o número de destino de uma mensagem de teste do WhatsApp. Nesse registro atuamos como Controlador (Seção 2), com base no nosso legítimo interesse e no da empresa contratante (art. 7º, IX, da LGPD): ela pode ver quem fez o quê em sua conta, e nós podemos apurar o uso indevido das contas.
• Consulta Pública de OS: quando alguém consulta uma ordem de serviço pela página pública, registramos a data e a hora da consulta, o endereço IP, a porta lógica de origem, o protocolo de transporte, o tipo de navegador, o número da OS informado, se a consulta encontrou a OS (e, nesse caso, a empresa responsável por ela) e uma versão pseudonimizada do CPF ou CNPJ digitado (um código gerado por função criptográfica com chave secreta), nunca o documento em si. A data e a hora, o endereço IP, a porta lógica de origem e o protocolo de transporte compõem o registro de acesso que a lei nos obriga a guardar. Com base no nosso legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD), usamos também o endereço IP e o resultado das consultas da última hora para limitar tentativas e alertar nossa equipe sobre abusos, e os demais dados para prevenir fraudes e apurar quais ordens de serviço uma sequência abusiva de consultas alcançou.
• Dados de Monitoramento: para detectar erros e lentidão, registramos o desempenho das requisições e tarefas, com o endereço da página, o endereço IP, o tipo de navegador, o usuário autenticado e as mensagens de erro, tratados pelo Laravel Nightwatch (Seção 11.1).

4. Retenção de Dados e Prazos Legais

Não mantemos dados indefinidamente. A tabela indica, para cada categoria, o prazo de retenção e a base legal do tratamento:

O registro de atividades e os dados das consultas públicas não têm prazo fixado em lei: os 6 meses, contados de cada evento, são uma escolha nossa. Não os guardamos por menos tempo porque só junto deles o registro de acesso indica a ação ou a ordem de serviço a que se refere, seja para atender a uma ordem judicial, seja para apurar posteriormente um uso indevido ou uma fraude (o bloqueio de tentativas na consulta pública usa apenas a última hora; os 6 meses servem a essa apuração). Fora da retenção descrita a seguir, não os guardamos por mais tempo, porque o registro de acesso é eliminado ao fim do seu prazo legal e nenhuma das finalidades indicadas exige mais.

Os registros de acesso, incluindo os da consulta pública de OS, são mantidos sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança, e eliminados automaticamente após 6 meses. Só os mantemos por prazo maior mediante requerimento cautelar de autoridade policial, administrativa ou do Ministério Público (art. 15, § 2º, do Marco Civil da Internet) ou ordem judicial; enquanto durar essa retenção, mantemos com eles o registro de atividades da empresa envolvida e os demais dados das consultas que localizaram ordens dela, sem os quais eles não indicam a que ação ou ordem de serviço se referem (art. 7º, IX, da LGPD, ou art. 7º, II, quando a ordem judicial também os alcançar). Só fornecemos os registros de acesso a terceiros mediante ordem judicial (arts. 10 e 22 do Marco Civil da Internet). Os operadores da Seção 11.1 tratam cópias técnicas desses dados apenas em nosso nome: a Cloudflare, por onde passa cada conexão, e o Laravel Nightwatch, que recebe o endereço IP, a data e hora e o tipo de navegador dos acessos para monitorar erros e desempenho e os elimina conforme o prazo de retenção do próprio serviço. Quando uma sequência de consultas parece abusiva, nossa equipe recebe um alerta de segurança por e-mail, enviado pelo nosso provedor de e-mail (Seção 11.1), com o endereço IP de origem, usado apenas para investigar e bloquear o abuso.

Após o encerramento da conta, os dados podem permanecer em backups pelo prazo máximo de até 90 dias, exclusivamente para fins de contingência e segurança da informação, sendo posteriormente eliminados ou anonimizados de forma permanente.

5. Compartilhamento de Dados

O compartilhamento é limitado ao estritamente necessário para o funcionamento do serviço:

• Provedores de Infraestrutura: Hospedagem de dados, backup, proteção de rede e entrega de conteúdo (Cloudflare), monitoramento de erros e desempenho (Laravel Nightwatch) e envio de e-mails (Twilio SendGrid). Consulte a Seção 11.1 para detalhes.
• Gateways de Pagamento: Processamento das assinaturas do sistema (ex: Asaas).
• Autoridades Judiciais: Apenas mediante ordem judicial ou obrigação legal. Registros de acesso, como endereço IP e porta lógica de origem, só são fornecidos a autoridades ou a terceiros mediante ordem judicial; os operadores da Seção 11.1 os tratam apenas em nosso nome.
• Provedores de Inteligência Artificial: Dados técnicos de ordens de serviço (sem dados pessoais identificáveis) são enviados a provedores de IA (Google Gemini, OpenAI) para geração de diagnósticos, quando habilitado pela empresa. Consulte a Seção 10 para detalhes.

Não vendemos, alugamos ou compartilhamos dados para fins publicitários de terceiros.

6. Segurança

Adotamos protocolos de segurança robustos para proteger suas informações:

• Criptografia de dados em trânsito (HTTPS/TLS). Os e-mails seguem cifrados até o provedor de envio e são entregues com TLS sempre que o servidor de destino o suporta.
• Criptografia de senhas com algoritmos de alto nível.
• Proteção contra ataques CSRF e injeção de SQL.
• Logs de atividade para rastreabilidade de ações.
• Sanitização automática de dados pessoais (CPF, CNPJ, IMEI, e-mail, telefone) antes do envio a provedores externos de IA.

7. Exportação e Encerramento de Conta

Em caso de cancelamento dos serviços:

• Exportação: O usuário terá o direito de exportar seus dados de clientes e ordens de serviço antes da exclusão final.
• Exclusão Definitiva: Após o período de exportação concedido e o cumprimento dos prazos legais de guarda, todos os dados do banco de dados de produção serão removidos.

8. Seus Direitos (LGPD)

Você pode, a qualquer momento, solicitar o acesso, correção, portabilidade ou exclusão de seus dados pessoais. Para isso, escreva ao nosso Encarregado de Dados pelo e-mail [email protected].

8.1 Encarregado de Dados Pessoais (DPO)

Em conformidade com o art. 41 da LGPD, mantemos um canal exclusivo para receber comunicações de titulares de dados e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Para qualquer assunto relacionado ao tratamento de dados pessoais (incluindo solicitações de acesso, correção, portabilidade, exclusão, revogação de consentimento e relatos de incidentes), utilize o e-mail abaixo:

[email protected]

9. Integração com o Google Calendar

O Gerência OS oferece integração opcional com o Google Calendar. Esta seção descreve como tratamos os dados do Google em conformidade com a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google.

9.1 Dados Acessados

Quando você autoriza a integração via OAuth 2.0, acessamos exclusivamente o escopo https://www.googleapis.com/auth/calendar para leitura e gerenciamento de eventos do seu Google Calendar. Os dados acessados incluem:

• Título, descrição e localização dos eventos
• Data e hora de início e término
• Status do evento (confirmado, cancelado, etc.)
• Informações de recorrência (eventos repetidos)
• Participantes e suas respostas
• Lembretes configurados no evento

9.2 Dados Armazenados Localmente

Para reduzir chamadas à API do Google e acelerar a exibição da agenda, armazenamos uma cópia local dos seguintes campos de cada evento sincronizado:

• Identificador do evento no Google e do calendário de origem
• Título, descrição e localização
• Datas e horários de início e término
• Status do evento e indicador de evento de dia inteiro
• Participantes, lembretes e recorrência
• Data da última sincronização

Não armazenamos o payload bruto retornado pela API do Google, apenas os campos listados acima. Ao desconectar a integração, esses registros são removidos imediatamente do nosso banco junto com os tokens de acesso (ver Seção 9.6). Se a integração permanecer ativa até o encerramento da conta, os registros são purgados no mesmo ciclo de retenção dos demais dados da empresa.

9.3 Uso dos Dados

Os dados do Google Calendar são utilizados exclusivamente para:

• Exibir e gerenciar seus eventos dentro da plataforma Gerência OS
• Sincronizar bidirecionalmente eventos criados, editados ou excluídos na plataforma com o Google Calendar
• Receber notificações em tempo real de alterações realizadas diretamente no Google Calendar via webhooks

Os dados do Google não são utilizados para fins de publicidade, análise de comportamento, treinamento de modelos de inteligência artificial ou qualquer finalidade além da funcionalidade de calendário descrita acima.

9.4 Compartilhamento de Dados

Os dados obtidos via Google Calendar não são compartilhados com terceiros em nenhuma hipótese. O acesso é restrito aos sistemas internos do Gerência OS e aos usuários autorizados da empresa que realizou a integração.

9.5 Armazenamento e Proteção

Os tokens de acesso e atualização (access token e refresh token) do OAuth são armazenados de forma criptografada em banco de dados com acesso restrito. Os eventos sincronizados são armazenados em banco de dados protegido por criptografia em repouso e em trânsito (HTTPS/TLS). O acesso aos dados é isolado por empresa: nenhuma empresa acessa dados de outra.

9.6 Retenção e Exclusão

Os dados do Google Calendar são retidos apenas enquanto a integração estiver ativa. Em caso de:

• Desconexão pelo usuário: todos os eventos sincronizados e os tokens de acesso são excluídos permanentemente e imediatamente. O canal de notificação (webhook) é encerrado junto ao Google.
• Cancelamento/encerramento da conta: a integração é encerrada automaticamente com revogação do token no Google e exclusão completa dos dados locais.
• Purga definitiva (após período de retenção legal): todos os registros de eventos e tokens do Google são excluídos permanentemente.

Para solicitar a exclusão antecipada dos dados do Google Calendar, basta desconectar a integração nas configurações da sua conta ou entrar em contato com nosso suporte.

9.7 Revogação de Acesso

Você pode revogar o acesso do Gerência OS à sua conta Google a qualquer momento acessando Permissões da Conta Google ou desconectando a integração diretamente nas configurações do Gerência OS.

10. Inteligência Artificial (IA)

O Gerência OS oferece funcionalidades opcionais de inteligência artificial para auxílio em diagnósticos técnicos de ordens de serviço. Esta seção descreve como tratamos os dados nesse contexto.

10.1 Dados Enviados

Quando a funcionalidade de IA é utilizada, os seguintes dados da ordem de serviço podem ser enviados ao provedor de IA: tipo de dispositivo, descrição do problema, observações técnicas, descrição do serviço e fotografias de evidências. Antes do envio, dados pessoais identificáveis (CPF, CNPJ, IMEI, e-mail e telefone) são automaticamente removidos (sanitizados) para proteger a privacidade dos seus clientes.

10.2 Provedores Utilizados

Os provedores de IA disponíveis são Google Gemini e OpenAI, configuráveis por empresa. As chaves de API são fornecidas pelo próprio administrador da empresa e armazenadas de forma criptografada em nosso banco de dados. Cada empresa utiliza suas próprias credenciais, garantindo isolamento completo.

10.3 Finalidade

Os dados são enviados exclusivamente para geração de sugestões de diagnóstico técnico para ordens de serviço. A funcionalidade de IA não é utilizada para perfilamento de usuários, publicidade, tomada de decisão automatizada ou qualquer finalidade além do auxílio técnico descrito.

10.4 Base Legal

O tratamento de dados para funcionalidades de IA é realizado com base no consentimento (Art. 7º, I da LGPD), uma vez que a funcionalidade é opt-in e requer ativação explícita pelo administrador da empresa nas configurações do sistema.

10.5 Retenção

As soluções geradas por IA são armazenadas como parte do registro da ordem de serviço, seguindo os mesmos prazos de retenção descritos na Seção 4 (5 anos após encerramento). Os provedores de IA não retêm os dados enviados além do processamento imediato da requisição, conforme suas respectivas políticas de privacidade.

10.6 Seus Direitos

O administrador da empresa pode desativar as funcionalidades de IA a qualquer momento nas configurações do sistema. As soluções geradas podem ser editadas ou excluídas pelo usuário. Nenhuma decisão automatizada é tomada: todas as sugestões de IA são meramente indicativas e requerem revisão e aprovação humana antes de serem aplicadas.

11. Operador de Dados Pessoais (DPA)

Esta seção formaliza as obrigações da Oxy Hospedagem Ltda como Operadora, em conformidade com o art. 39 da LGPD, no tratamento dos dados de clientes finais inseridos pelo Controlador (empresa contratante) na plataforma.

11.1 Sub-operadores e Transferências Internacionais (Art. 33)

Recorremos aos sub-operadores listados abaixo para viabilizar o serviço. A contratação observa cláusulas contratuais equivalentes às assumidas neste documento. Quando o tratamento ocorre fora do Brasil, a transferência se apoia no mecanismo do art. 33 da LGPD indicado para cada operador na tabela. A lista pode ser atualizada mediante aviso publicado neste mesmo endereço.

A ANPD ainda não publicou decisão de adequação para os Estados Unidos. As transferências acima permanecem amparadas pelas garantias contratuais indicadas para cada operador, nos termos do art. 33, inciso II, da LGPD.

11.2 Medidas Técnicas e Organizacionais

• Criptografia de dados em trânsito (HTTPS/TLS) e de sessões em repouso. Os e-mails são entregues com TLS sempre que o servidor de destino o suporta.
• Mascaramento de identificadores pessoais (CPF, CNPJ, e-mail, telefone) nas alterações registradas na trilha de auditoria da plataforma; os dados enviados ao serviço de monitoramento são os descritos na Seção 11.1.
• URLs assinadas de curta duração para acesso a evidências armazenadas em bucket privado.
• Controle de acesso por papel (RBAC) entre administradores, técnicos e atendentes.
• Retenção máxima de 5 anos após o encerramento da assinatura, com expurgo automatizado dos dados.

11.3 Notificação de Incidentes

Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais do Controlador, comprometemo-nos a notificá-lo em prazo razoável após a confirmação do incidente (buscando como meta as 72 horas seguintes), descrevendo a natureza dos dados afetados, os riscos identificados e as medidas corretivas adotadas. A comunicação com a ANPD será conduzida nos termos dos arts. 48 e 50 da LGPD.

11.4 Exclusão ao Término do Tratamento

Ao encerrar a assinatura, a empresa é desativada e mantida em estado de soft-delete por 30 dias, durante os quais o Controlador pode exportar os dados (cf. Seção 7). Após esse período, os dados permanecem inacessíveis até o ciclo de expurgo definitivo previsto na Seção 4 (5 anos). A retenção prolongada justifica-se pelo cumprimento de obrigações fiscais e prazos prescricionais (art. 7º, II e VI da LGPD).

11.5 Direito de Auditoria e Suporte

O Controlador pode solicitar, mediante notificação prévia razoável, evidências documentais do cumprimento desta seção, incluindo políticas internas, registros de conformidade e cópias dos contratos firmados com sub-operadores. Auxiliaremos o Controlador no atendimento a requisições de titulares (art. 18 da LGPD) e a eventuais solicitações da ANPD.

12. Integração com o WhatsApp (Meta)

O Gerência OS oferece integração opcional com o WhatsApp para que a sua empresa envie notificações automáticas sobre ordens de serviço aos seus clientes. As mensagens são enviadas a partir da conta do WhatsApp Business (WABA) da própria empresa, conectada por meio da Meta. Tratamos esses dados em conformidade com a Política de Mensagens do WhatsApp Business e com os Termos da Plataforma da Meta.

12.1 Nosso Papel (Provedor de Tecnologia)

O Gerência OS atua como provedor de tecnologia: cada empresa conecta a sua própria conta do WhatsApp Business e o Gerência OS envia mensagens em nome dessa empresa por meio da API Oficial do WhatsApp (Cloud API). O Gerência OS não é dono dos números conectados e não revende serviços de mensageria.

12.2 Dados Acessados e Armazenados

Ao conectar a integração via Meta Embedded Signup, acessamos e armazenamos:

• Identificadores da conta comercial (WABA) e do número de telefone conectado
• Número de exibição e nome comercial verificado da conta
• Token de acesso comercial, armazenado de forma criptografada
• Modelos de mensagem (nome, conteúdo e status de aprovação) registrados na sua WABA
• Quando a empresa opta por modelos personalizados, também armazenamos em nosso sistema o texto do modelo, o modo selecionado (fixo ou personalizado), as variáveis utilizadas e os metadados de versão e de status de aprovação
• Dados de cada mensagem enviada: número do destinatário, ordem de serviço associada, modelo utilizado, status de entrega (enviada, entregue, lida ou falha) e data e hora

Os dados de modelos personalizados armazenados localmente são excluídos ao desconectar a integração, ao restaurar um evento para o modelo padrão e no encerramento da conta, conforme a Seção 12.6.

O número de WhatsApp do cliente é obtido a partir dos dados da ordem de serviço cadastrada pela sua empresa e é usado exclusivamente como destinatário da notificação.

12.3 Uso dos Dados

Os dados do WhatsApp são utilizados exclusivamente para:

• Enviar notificações sobre ordens de serviço usando modelos aprovados pela Meta
• Registrar o status de entrega de cada mensagem por meio de webhooks
• Exibir o status de aprovação dos modelos nas configurações da sua conta

Os dados do WhatsApp não são utilizados para publicidade, criação de perfis, análise de comportamento ou treinamento de modelos de inteligência artificial.

12.4 Compartilhamento de Dados

Para entregar as mensagens que a sua empresa configura, os dados necessários são transmitidos à Meta (WhatsApp), que atua como operadora de mensageria e os trata segundo os seus próprios termos. Os identificadores técnicos da conta conectada também constam dos registros de monitoramento da plataforma (Laravel Nightwatch, Seção 11.1). Fora isso, os dados do WhatsApp não são compartilhados com terceiros. O acesso é isolado por empresa, de modo que nenhuma empresa acessa os dados de outra.

12.5 Armazenamento e Proteção

O token de acesso é armazenado de forma criptografada em banco de dados com acesso restrito. Os registros de mensagens e configurações são protegidos por criptografia em repouso e em trânsito (HTTPS/TLS). As notificações recebidas da Meta (webhooks) são validadas por assinatura criptográfica antes de serem processadas.

12.6 Retenção e Exclusão

• Desconexão pelo usuário: as credenciais e o token de acesso são excluídos imediatamente e a assinatura do nosso aplicativo na sua WABA é encerrada.
• Modelos personalizados: ao restaurar um evento para o modelo padrão, as versões personalizadas correspondentes são removidas da sua WABA.
• Encerramento da conta: os registros de mensagens e configurações do WhatsApp são purgados no mesmo ciclo de retenção dos demais dados da empresa.

12.7 Revogação de Acesso

Você pode revogar o acesso a qualquer momento desconectando a integração nas configurações do Gerência OS, ou removendo o nosso aplicativo diretamente nas configurações da sua conta do WhatsApp Business na Meta.

13. Alterações

Esta política pode ser atualizada para refletir melhorias no sistema ou mudanças legislativas. Recomendamos a leitura periódica.